JUDIS ACOMPAÑANTE · DATACTAR S.A.S.
Vigencia: 27 de septiembre de 2026 · Versión 1.0
Resumen
Responsable del tratamiento: Datactar S.A.S. NIT: 902.032.203-8 · Domicilio: Bogotá D.C., Colombia · Correo de protección de datos: datactar+habeasdata@gmail.com Vigencia desde: 27 de septiembre de 2026 · Versión: 1.0 Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013).
1. Objeto y ámbito
Esta política regula la recolección y el tratamiento de los datos personales de las personas que usan la aplicación JUDIS Acompañante (“JUDIS”), un asistente de escritorio que orienta al usuario, por voz o texto, mientras realiza tareas en su propio computador.
2. Definiciones
Se adoptan las definiciones de la Ley 1581 de 2012: titular (el usuario), responsable (Datactar), encargado (los proveedores que tratan datos por cuenta de Datactar), dato sensible, autorización y tratamiento.
3. Datos que se recogen y finalidad de cada uno
| Categoría | Datos | Finalidad | Base | | Cuenta e identificación | Correo electrónico (siempre); nombre (de Google o escrito por el usuario) | Crear y administrar la cuenta; iniciar sesión | Autorización + ejecución del servicio | | Onboarding | Respuestas a 3 preguntas (para quién es, comodidad con el computador, intereses) | Ajustar el tono de las respuestas | Autorización | | Contenido de cada turno | Foto puntual de la pantalla; audio de voz (si habla); texto de la pregunta | Interpretar la pantalla y generar la orientación paso a paso | Autorización + ejecución del servicio | | Telemetría de uso | Eventos (“receta completada”, “turno realizado”), duración, sistema operativo, versión | Medir uso y mejorar el producto | Interés legítimo / autorización | | Retroalimentación | Emoji de satisfacción y comentario libre opcional | Mejorar el servicio | Autorización | | Plan y límites | Turnos usados vs. límite del plan | Gestionar el plan de uso | Ejecución del servicio | | Pago y facturación (plan Plus) | Referencia, valor, fecha y estado de la transacción, y los datos que la pasarela Wompi informa sobre el pago. Datactar no recibe el número completo de la tarjeta ni sus códigos de seguridad: los trata directamente Wompi. | Verificar el pago, facturar, atender retracto/reembolsos y cumplir obligaciones tributarias | Ejecución del contrato + obligación legal | Regla de minimización (privacy by design). La foto y el audio de cada turno transitan por la infraestructura de Datactar hacia el proveedor de IA, pero no se archivan en la base de datos de Datactar. La telemetría nunca incluye la foto, el audio, la transcripción, ni el texto de la pregunta o la respuesta.
4. Datos sensibles
JUDIS no solicita datos sensibles. No obstante, una captura de pantalla podría contener incidentalmente datos sensibles (información de salud, número de cédula) o datos de terceros. Por ello: (i) el usuario se compromete, en los Términos, a no capturar deliberadamente datos de terceros; (ii) las capturas no se almacenan; y (iii) el tratamiento de cualquier dato sensible que llegue a recogerse es facultativo y requiere autorización explícita, sin que su negativa impida usar las funciones básicas. Voz. El audio del usuario se transcribe a texto para entender la consulta y no se graba ni almacena; JUDIS no usa la voz para identificar ni autenticar a la persona. Por tanto, la voz no constituye dato biométrico ni sensible. Si en el futuro se incorporara identificación o autenticación por voz, dejaría de ser un simple medio de entrada y pasaría a ser dato biométrico (sensible), lo que exigiría autorización reforzada y la actualización de esta política.
5. Menores de edad (NNA)
La cuenta de JUDIS es de un adulto titular, que declara ser mayor de 18 años al registrarse. Cuando un niño, niña o adolescente (NNA) vaya a usar la aplicación, el tratamiento de sus datos requiere el consentimiento expreso y previo del adulto responsable y/o representante legal del NNA, otorgado a través del mecanismo dispuesto para tal fin dentro de la aplicación. En este numeral, “representante legal” se refiere a quien ejerce la patria potestad, custodia o representación legal del NNA (padre, madre o tutor), y no al representante legal de la sociedad Datactar S.A.S., que en esta política actúa siempre como Responsable del tratamiento. Al otorgar ese consentimiento, el adulto responsable y/o representante legal del NNA declara que: • Actúa en ejercicio de la patria potestad o representación legal del NNA. • Se hace cargo de instruir al NNA sobre el funcionamiento de la aplicación y sobre el tratamiento de sus datos personales, y de supervisar su uso. • Autoriza el tratamiento de los datos del NNA conforme a esta política, atendiendo al interés superior del menor y al respeto de sus derechos fundamentales (Ley 1581/2012, art. 7; Decreto 1377/2013, art. 12; Sentencia C-748 de 2011). Datactar tratará los datos de NNA únicamente con dicho consentimiento y para las finalidades descritas en esta política. En ausencia del consentimiento del adulto responsable, Datactar no recogerá conscientemente datos de NNA y, de detectarlos, procederá a su supresión.
6. Encargados y terceros
Datactar comparte datos con los siguientes encargados, que los tratan por cuenta de Datactar bajo contrato de transmisión/DPA: • Google — inicio de sesión. • Supabase — autenticación, base de datos (cuenta, perfil, onboarding, telemetría, retroalimentación, catálogo de recetas, notas y documentos guardados en la cuenta). • Railway — servidor intermediario de Datactar (los datos de cada turno transitan, no se archivan). • Anthropic / OpenAI — proveedor de inteligencia artificial de un tercero que procesa la foto, el audio y el texto de cada turno para generar la respuesta. No conserva estos datos más allá del turno ni los usa para entrenar sus modelos. • Cloudflare R2 — aloja el instalador y el video de bienvenida. • Wompi (Bancolombia) — pasarela de pagos del plan Plus; recibe y trata directamente los datos del medio de pago. • Google — envío del correo del “enlace mágico” (magic link) para inicio de sesión sin contraseña; servidores en EE.UU. Los servidores propios de Datactar (donde se almacenan los datos) están ubicados en Estados Unidos. El modelo de inteligencia artificial que genera las respuestas es de un tercero (Anthropic/OpenAI); Datactar no opera un modelo propio.
7. Transmisión internacional
Los datos se almacenan y procesan en Estados Unidos (tanto en los servidores propios de Datactar como en los de sus encargados de infraestructura y del proveedor de IA). Estos flujos constituyen transmisión internacional de datos (a encargados que procesan por cuenta de Datactar), regida por el Decreto 1074 de 2015. EE.UU. figura como país con nivel adecuado de protección en la Circular Externa 005 de 2017 de la SIC, por lo que no aplica la prohibición del artículo 26 de la Ley 1581; cada transmisión se soporta en el respectivo contrato/DPA.
8. Conservación de los datos
El servicio se presta mediante un contrato de suscripción (de tracto sucesivo): la conservación de los datos está ligada a la vigencia de la suscripción/cuenta. Al eliminar la cuenta, Datactar suprime la información tratada. • Almacenamiento centralizado en Datactar. Los servidores de Datactar (Supabase/Railway) son los únicos que almacenan los datos de cuenta, perfil, onboarding, telemetría, retroalimentación, notas y documentos guardados en la cuenta. Estos se conservan mientras la cuenta esté activa y se suprimen al eliminar la cuenta (salvo el término mínimo que impongan obligaciones legales, tras el cual se suprimen o anonimizan). • Foto, audio y texto de cada turno. No se almacenan en la base de datos de Datactar: transitan hacia el proveedor de inteligencia artificial únicamente para generar la respuesta del momento. Dicho proveedor no los conserva más allá del turno ni los utiliza para entrenar sus modelos. • Datos de pago y facturación (plan Plus). Se conservan por el término que exijan las obligaciones tributarias y contables aplicables, aun después de eliminar la cuenta, y luego se suprimen o anonimizan. No incluyen el número completo de la tarjeta. • Notas, documentos y tarjetas guardadas: por defecto se guardan en la cuenta del usuario en los servidores de Datactar, para que pueda consultarlos desde cualquier computador; se conservan mientras la cuenta esté activa y el usuario puede borrarlos en cualquier momento. Si el usuario elige la opción “Solo en este computador”, quedan únicamente en su equipo y no se suben a la nube.
9. Derechos del titular (art. 8 Ley 1581)
El titular puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado sobre el uso; presentar quejas ante la SIC; revocar la autorización y/o solicitar la supresión cuando proceda; y acceder gratuitamente a sus datos. El titular puede ejercer los derechos de supresión y exportación (portabilidad) de sus datos directamente desde la aplicación, mediante la opción dispuesta para tal fin. Alternativamente, puede ejercer todos sus derechos escribiendo al correo de protección de datos indicado arriba, que se atiende en los plazos de los artículos 14 y 15 de la Ley 1581. Cuando los datos correspondan a un NNA, el adulto responsable y/o representante legal que otorgó el consentimiento es quien ejerce estos derechos en su nombre.
10. Procedimiento para consultas y reclamos
• Consultas (art. 14 Ley 1581): se responden en máximo 10 días hábiles, prorrogables 5 más. • Reclamos (art. 15 Ley 1581): se tramitan en máximo 15 días hábiles, prorrogables 8 más; si está incompleto, se requiere al titular dentro de los 5 días siguientes. • Canal: datactar+habeasdata@gmail.com. Debe indicar identificación del titular, descripción de los hechos y datos de contacto.
11. Medidas de seguridad
Datactar adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos: cifrado en tránsito, control de acceso, minimización (foto/audios no archivados), y obligaciones contractuales de seguridad con cada encargado.
12. Vigencia y cambios
Esta política rige desde la fecha indicada. Cualquier cambio sustancial se comunicará por correo de la app antes de su entrada en vigor.